FAQ - Häufig gestellte Fragen

Die Vorauswahl erfolgt bei LEAN RECRUITING automatisiert, damit HR Recruiter und zuständige Linienvorgesetzte möglichst wenig Zeit für administrative Tätigkeiten wie die Bewerberkorrespondenz oder das CV-Sichten aufwenden müssen, d.h. repetitive und rechnerische Arbeiten werden sinnvollerweise dem Computer bzw. Bewerber-Management-System überlassen. Zudem stellt die Automatisierung sicher, dass alle Bewerbenden mit der Beantwortung des stellenbezogenen Fragenkataloges zur Überprüfung der Grundanforderungen immer gleich behandelt werden und sich von Beginn weg bei abklärenden Fragen auch persönlich in den Rekrutierungsprozess einbringen können. Das sorgt letztlich für eine positive Candidate Experience.

Der LEAN-Gedanke wurde sodann auf die vier Kernelemente einer erfolgreichen LEAN RECRUITING Stellenbesetzung angewendet:

• Mit LEAN Sourcing werden zielgruppenspezifische Kanäle genutzt
• Mit LEAN Contacting werden Kandidaten anders (als üblich) angesprochen
• Mit LEAN Matching werden Kandidaten automatisiert evaluiert
• Mit LEAN Onboarding wird der Einstieg von Newcomers erleichtert und gefestigt.

Mehr über den Hintergrund von Lean Recruiting und dessen wichtigsten Funktionen auf diesen Seiten:

Über Lean Recruiting

Die Lean Recruiting Software Features

Lean Recruiting hat praktisch nur Vorteile und ist allen anderen Rekrutierungs-Methoden überlegen. Das zeigt u.a. die Analyse der Key Performance Indikatoren.
Vorteile:

• Automatisierte Bewerber-Administration
• Automatisierte Abfrage der Grundanforderungen (K.o.-Itemsets)
• Automatisierte Evaluation des Potenzials der Bewerber (Eignungsdiagnostik inklusive)
• 80% der Vakanzen können innert 3 Wochen besetzt werden, erste passende Bewerber bereits nach 1 Woche gelistet.
• Arbeitszeiteinsparung bis 75%
• Kostenreduktion 25-50% gegenüber klassischem Recruiting.
• Top Candidate Experience

Lean Recruiting verlagert den Bearbeitungsaufwand, wie er bei klassischem Recruiting durch manuelle Sichtung der Bewerbungsunterlagen bei HR entstehen würde, an die Bewerber aus. Dadurch, dass alle Bewerbenden die den Linienvorgesetzten interessierenden Fragen im Rahmen eines für alle gleich ablaufenden, fairen und automatisierten Verfahrens beantworten ( Fragenkataloge Anforderungs-Check und Potenzial-Check), entsteht praktisch kein Bearbeitungsaufwand für HR. HR ist vor allem in der Prozessvorbereitung, -steuerung und der Beratung der Linienstelle involviert. Alle Resultate werden zudem in einem Ranking sortiert angezeigt (Beste bis Schlechteste) und sorgen für vollständige Transparenz im Bewerbungsprozess.

Zum einen, weil Lean Recruiting erlaubt, besonders attraktive Stellenausschreibungen (sog. Verstärkungswunsch-Stelleninserate) zu verfassen und der Rekrutierungsprozess durch interessierende Kandidaten mittels nur eines Klicks auf einen Link (der auf den Anforderungs-Check verweist) gestartet wird. Zum anderen, wegen der weitgehenden Automatisierung der Vorselektion (Anforderungs-Check und Potenzial-Check). Dabei durchlaufen alle Kandidaten den gleichen Prozess und können sich bspw. ganz am Anfang bei der Beantwortung des Anforderungs-Checks persönlich einbringen. Das motiviert Kandidaten von Beginn weg und erzeugt eine positive Candidate Experience.

Durch Automatisierung des Rekrutierungsprozesses. Es müssen lediglich die Inserate textlich und bildlich konzipiert, die Fragen für den Anforderungs-Check formuliert und der geeignetste Potenzialtest ausgewählt werden. Von bspw. 100 Bewerbenden genügt es, sich lediglich auf die 10 Besten im Ranking zu fokussieren, indem diese miteinander tabellarisch verglichen und bewertet werden können. Folglich benötigen Sie meist nur noch mit den 3-4 Besten Interviews zu führen. Lesen Sie mehr dazu auch über die Key Performance Indikatoren und warum Lean Recruiting anderen Recruiting-Systemen überlegen ist.

Lean Recruiting Stellenangebote werden auf dem imde.net-Server publiziert, sobald sie vom Benutzer freigegeben werden. Stelleninserate können vorteilhafterweise als sog. Verstärkungswunsch-Stelleninserate konzipiert oder bei Bedarf alternativ in klassischer Aufmachung (weniger attraktiv) konzipiert werden.

Auch besteht die Möglichkeit, die Stellenangebote an kostenlose und kostenpflichtige Job-Plattformen weiterzuleiten. Allerdings verzichten wir bewusst darauf, für jede Jobbörse Schnittstellen im engeren Sinne anzubieten. Denn sobald Sie Schnittstellen unterhalten, müssen gewisse Layout-Standards eingehalten werden, was völlig unflexibel macht und unattraktive Me-Too- bzw. 08:15-Stelleninserate zur Folge hat. Mit Schnittstellen können in der Regel keine zielgruppenspezifischen Stelleninserate wie unsere “Verstärkungswunsch-Stelleninserate” genutzt werden; diese sind reich bebildert, wenig textbefrachtet, kurz: attraktiv. Ziel ist es, den Kandidaten dafür zu interessieren, den Link im Inserat anzuklicken; der Klick startet den eigentlichen Lean Recruiting-Prozess.

HR erarbeitet vorab mit der Linienstelle einen Online-Fragenkatalog, der je nach Stelle vielleicht 15, 20 oder mehr interessierende und abklärende Fragen beinhaltet (analog einem digitalisierten Fach-Gespräch). Damit sind Fragen gemeint, welche eindeutig die Erfüllung der Stellenanforderungen bzw. das Bewerber-Profil untermauern. Fragen, welche Sie bisher möglicherweise auch erst in einem Interview stellten, würden Sie noch klassisch rekrutieren. Bei den einzelnen Fragen legen Sie fest, ob es sich um eine Muss- oder Kann-Anforderung oder gar ein K.O.-Kriterium (Nicht-Erfüllung des Kriteriums bewirkt eine direkte Absage) handelt und ob Sie den Bewerbern die Möglichkeit geben möchten, zusätzliche, abklärende Fragen zu beantworten, welche später bei der Bewertung der Besten miteinander verglichen und bewertet werden können. Die Fragenkataloge für den Anforderungs-Check werden für jede Stelle einzeln erarbeitet, können mit einem Klick wiederverwendet und bei Bedarf leicht adaptiert für eine nächste Stellenbesetzung abgespeichert werden.

Nachdem Kandidaten den Anforderungs-Check erfolgreich durchlaufen haben, beantworten sie einen ersten Potenzial-Test (ca. 100 Fragen), der dann 2-3 Tage später bei gutem, vorhandenem Erfolgs-Potenzial noch um weitere strikt anforderungsbezogene Fragen ergänzt wird (Potenzial-Check). Insgesamt stehen 29 verschiedene Potenzial-Analysen zur Verfügung, mit welchen rund 200 Berufsbilder abgedeckt werden können. Die Potenzial-Analyse gibt Auskunft darüber, wie erfolgreich der jeweilige Bewerber in der fraglichen Stelle sein wird. Im Anschluss an die Potenzialanalyse wird dann das Kandidaten-Ranking erstellt. Dort können dann auch sämtliche Resultate im Detail eingesehen und an die zuständige Linienstelle verlinkt weitergeleitet werden.

Nein, erfahrungsgemäss sind es maximal 10% der Bewerber, die den Prozess abbrechen. Das ist gut so, weil Bewerber mit Beantwortung der Fragen schnell erkennen, dass ihr Profil nicht auf die Stelle passt. Folglich macht es für diese keinen Sinn, den Bewerbungsprozess weiterzuführen. Umgekehrt werden die anderen Bewerber insbesondere von den abklärenden Fragen angesprochen, weil sie sich mit Beantwortung der Fragen gleich von Beginn weg im Prozess persönlich einbringen können. Das erhöht die Chance, dass sie von der Linienstelle wahrgenommen werden und die Linienstelle kann umgekehrt die Bewerber der engeren Wahl (die 5-10 Besten im Ranking) miteinander nochmals transparent vergleichen und zusätzlich bewerten. Die Candidate Experience im Lean Recruiting Bewerbungsprozess ist entsprechend hoch – erfahrungsgemäss sprechen sich rund 89% aller Bewerber positiv für das Verfahren aus.

Ja, im Gegensatz zu anderen Bewerber-Management-Systemen (BMS) verfolgen wir zum einen das Ziel, den Fachabteilungen bei Bedarf mit zielgruppenspezifischen Stelleninseraten mehr Bewerber zuzuführen. Da mehr Bewerber theoretisch mehr Aufwand bedingen, prüft Lean Recruiting im Anforderungs-Check automatisiert alle Bewerbungen auf Erfüllung der für die Stelle definierten Grundanforderungen (sog. K.o.-Item-Sets mit 10, 15, 20 oder mehr stellenspezifischen Fragen im Rahmen eines elektronischen Interviews). Wer diese erfüllt, kommt weiter und durchläuft mit einer anforderungsbezogenen Potenzialanalyse einen zweiten Filter. Die Bewerber werden laufend im Ranking sortiert angezeigt und können auch vom zuständigen Leiter der Fachabteilung eingesehen werden. Wer über hohes/sehr hohes Potenzial verfügt (in der Regel die 5-10 Besten) wird im Rahmen der Besten-Bewertung vom Linien-Vorgesetzten hinsichtlich Beantwortung der eingangs im Anforderungs-Check gestellten Fragen und der hochgeladenen CVs im direkten Vergleich bewertet. Die 1-3 Besten werden anschliessend im First-Call und First-Meeting durch den Vorgesetzten kontaktiert. Das Lean Recruiting BMS bereitet folglich die Entscheidungsfindung in einem objektivierten und transparenten Rahmen vor, schützt vor subjektiv gefärbten Vorentscheidungen durch HR-Recruiter und überlässt letztlich die finale Entscheidung der Fachabteilung. Selbstverständlich kann HR in diesem Prozess auch beratend zur Seite stehen.

Mit einer gegenseitigen Vertragsunterzeichnung geht noch keine erfolgreiche, langfristige Stellenbesetzung einher. Denn, wenn der Einstieg und die damit zusammenhängenden Vorbereitungen nicht optimal verlaufen, werden oftmals Voraussetzungen geschaffen, die eine unerwartete Früh-Fluktuation begünstigen. Systemnachrichten informieren deshalb in Lean Recruiting alle Beteiligten rechtzeitig über zu treffende Onboarding-Massnahmen mit Checklists und Feedback-Schlaufen.

Ja, die Daten verbleiben zunächst für 6 Monate bis längstens 3 Jahre im System, es sei denn der einzelne Bewerber hätte die Löschung im Zuge einer Absage oder auf Wunsch beantragt. Im Lean Recruiting BMS kann dann jeweils vorgängig einer neuen Stellenausschreibung nach passenden Kandidaten gefiltert werden.

Das Lean Recruiting BMS ist 100%ig DSGVO-konform konzipiert. Personenbezogene Daten, bspw. aus der Beantwortung von Fragenkatalogen oder Potenzialanalysen werden in der Regel nach 6 Monaten wieder gelöscht. Auf Wunsch der bewerbenden Person können die Daten auch bis zu 3 Jahren hinterlegt bleiben, bspw. um eine spätere Wiederbewerbung in Betracht zu ziehen. Mehr dazu in unserer Datenschutz-Erklärung.

Lean Recruiting ist eine Cloud-Lösung. Wir stellen unseren Kunden einen individuellen Account zur Verfügung, wo der Inserat-Link generiert und die Bewerbungen eingehen. Sie haben dort zu jeder Zeit eine transparente Übersicht aller Bewerber. Schnittstellen werden in der Regel nicht benötigt, da aus einer Stellenbesetzung lediglich eine Person angestellt und deren Daten für die erwähnten HR-Systeme mit marginalem Aufwand manuell erfasst werden können. Schnittstellen sind fehleranfällig und kostenintensiv. Lean Recruiting bietet jedoch die Möglichkeit, einen Bewerber-Pool anzulegen. So kann im Bewerber-Pool vorgängig einer erneuten Stellenausschreibung nach geeigneten Kandidaten gefiltert und diese via Email oder SMS direkt kontaktiert werden.

Die meisten Neukunden starten Lean Recruiting mit einem Kennenlernangebot im Rahmen einer einmaligen oder wiederkehrenden, gezielten Personalsuche und entscheiden sich dann, aufgrund der überaus erfreulichen Resultate, für die eine oder andere Nutzungsvariante:

• Outsourcing-Delegation an uns
• Temporärer Insourcing-Support durch einen unserer Berater
• Mehrmonatige Pilotprojekte
• Punktepakete für Wenignutzer
• Lizenzierung für Häufignutzer

Lean Recruiting ist an sich ein durchgängiger Prozess, sodass sinnvollerweise alle Elemente genutzt werden. Gewisse Elemente werden nur bei Bedarf eingesetzt, bspw. die Verstärkungswunsch-Stelleninserate bei wenig Bewerbungen oder die Video-Selfie-Funktion für Front-Desk-orientierte und Verkaufsfunktionen (die nicht bei allen Firmen gleich wichtig sind). Einen Überblick der wichtigsten Software-Features finden Sie auf dieser Seite. Zudem wird Lean Recruiting ständig weiterentwickelt. Wenn man alles zusammenzählt ist es wie Magie – eine Offenbarung!

Wir bieten Lean Recruiting in unteschiedlichen Nutzungsvarianten an:
Für Kleinstfirmen können wir Lean Recruiting im Outsourcing als Service anbieten – wir machen dann praktisch alles für und mit den Kunden. Ab 100 Mitarbeitende empfehlen wir die Lizenzierungsvariante. In diesem Fall bilden wir Sie in Lean Recruiting aus, sodass Sie den Prozess selbständig beherrschen.

Meist genügt eine Online-Einweisung von ca. einer Stunde, welche von einem unserer Berater mit dem oder den zuständigen Anwendern durchführt. Idealerweise wird ein konkreter Personalbeschaffungsbedarf gleich gemeinsam in die Lean Recruiting-Praxis umgesetzt. Das BMS ist zudem kontext-sensitiv gestaltet, sodass Sie jederzeit zu jedem Schritt oder gar Feld mit einer Mouse-Over-Bewegung weitere Detail-Informationen nachlesen können, für den Fall, dass Sie nicht mehr ganz sicher sind, was Sie eingeben oder anklicken sollen.

Widerstand ist eine normale, menschliche (Schutz-)Reaktion auf Veränderungen, wie sie etwa gehäuft bei Einführung neuer Technologien auftritt, insbesondere dann, wenn man meint, die eigene Stellung oder der eigene Job würde damit in Frage gestellt.

Tatsächlich macht Lean Recruiting bei prozessgetreuer Anwendung dank seiner weitgehenden Automatisierung der Vorselektion viele klassische HR-Recruiter (beinahe) “arbeitslos”, bzw. verändert das bisherige Rollenverständnis (mehr zur Transformation des HR-Recruiters zum Lean Recruiter in diesem Blog-Beitrag).

Denn das Sichten von Bewerbungsschreiben und CV-Lesen sowie erste HR-Interviews – von HR-Recruitern meist hochgeschätzte Tätigkeiten, bei denen “alte Hasen” Ihre langjährige Erfahrung mit Bewerbenden einbringen können – werden auf ein Minimum reduziert und lediglich noch bei Kandidaten in der Endauswahl benötigt.

Es gibt folglich häufig zwei Lager bei der Einführung von Lean Recruiting: Die Widerstand leistenden HR-Recruiter und jene aufgeschlossenen Lean Recruiter, die nur das Beste für sich und ihr Unternehmen wünschen. Nämlich schnell, einfach und kostengünstig qualitativ massiv besseres Personal rekrutieren.

Doch Lean Recruiting wäre nicht lean und flexibel genug, um nicht auch die Widerstand leistenden ins Boot zu holen: Mit der sog. 1-Minuten Bewerbung. Mit anderen Worten, kann das System auch teilautomatisiert so genutzt werden, dass Bewerber innert einer Minute lediglich ihre Bewerbung hochzuladen brauchen.

Klassische HR-Recruiter lesen und bewerten dann die eingegangenen Bewerbungs-Schreiben und CVs, profitieren jedoch auch von den Lean Recruiting System-Vorteilen:

• Verstärkungswunsch-Stelleninserat (mehr Bewerber/breitere Kandidaten-Auswahl),
• integrierbare, strikt anforderungsbezogene Potenzial-Analysen (mehr Entscheidungs-Sicherheit),
• Kandidaten-Ranking (transparente, sortierte Bewerber-Übersicht),
• 1-Klick-Bewerber-Kommunikation (hinterlegter Email-Text-Versand),
• automatisierte Onboarding-Kommunikation

und sichern sich damit die Qualität Ihrer persönlichen Vor-Arbeit zusätzlich ab. Mehr dazu gerne im persönlichen Gespräch oder anlässlich einer Software-Demo.

Ja, es gibt eine ausgeklügelte Monitoring-Funktion, wo wir die wichtigsten Kennziffern der Key Performance Indikatoren für die Personalauswahl abbilden. Pro Stelle bzw. Recruiter können alle Zeit- und Kostenrelevanten Positionen statistisch ausgewertet werden. So sehen Sie wie effizient Sie bzw. Ihre Recruiter/Vorgesetzten den Prozess beherrschen und welche Phasen des Rekrutierungsprozesses Sie bei Bedarf noch optimieren könnten.

Die Kosten richten sich grundsätzlich nach Firmengrösse und Anzahl Standorte. Eine Jahres-Lizenz ist ab CHF 30’000.- möglich. Das mag kleineren Unternehmen auf den ersten Blick hoch erscheinen. Wir denken jedoch, dass unsere Preise, gemessen am Wert unseres Software-Angebotes, absolut wettbewerbsfähig sind. Wie Warren Buffet einmal sagte: “Price is what you pay. Value is what you get.” Denn höhere Preise bedeuten für unsere Kunden ja auch bessere Qualität und damit auch höhere Entscheidungs-Sicherheit, ohne dass Sie bspw. auf überteuerte Personalvermittler und Headhunter zurückgreifen müssen. Und: Unnötige Stelleninserate, unnötige Arbeitsstunden und Fehlbesetzungen kosten in der Regel ein Mehrfaches einer Lizenz. Testen Sie Lean Recruiting einfach vorgängig einer definitiven Lizenzierung mittels eines Kennenlernangebots im Rahmen einer gezielten Personalsuche – Sie werden mehr als positiv überrascht sein.

Das Lean Recruiting BMS ist mit gängigen BMS nicht vergleichbar. Zum einen bietet es in der Regel die analogen Funktionalitäten wie diese, darüber hinaus wird die Personalauswahl jedoch mit zielgruppenspezifischen Fragenkatalogen zur Überprüfung der Erfüllung der Grundanforderungen sowie mit Potenzialtests zusätzlich validiert. Kein anderer Hersteller bietet eine so hohe Validität und damit Personalauswahl-Sicherheit wie sie mit Lean Recruiting erreicht wird. Haben Sie sich schon einmal folgende Fragen gestellt?

• Welchen Effekt hätten mittelfristig Ihre Stellenbesetzungen, wenn Sie nur noch überdurchschnittlich gute Fachkräfte, Verkäufer und Führungskräfte einstellen würden?
• Wieviel mehr würden die Besten für den Fortbestand Ihres Unternehmens wohl leisten, im Vergleich zu den Schlechtesten?
• Wer verursacht heute bis zu 80% der internen Probleme, Kosten und Führungsaufwand?
• Was würde eine gezielte Verstärkung bewirken, wenn Sie die Schlechtesten durch Gute ersetzen könnten?

Wird Lean Recruiting prozessgetreu eingesetzt, haben Sie die wohl beste und kostengünstigste Rekrutierungslösung überhaupt. Kunden, welche Lean Recruiting einsetzen, wollen nicht mehr darauf verzichten.
Wir distanzieren uns von anderen BMS- und “Eierlegende-Woll-Milch-Sau”-HR-Lösungen anderer Anbieter. Oft werden gefällig aufgemachte Kompromiss- und Kanalisierungs-Lösungen angeboten, welche vorallem viel Geld kosten, aber nicht mehr (gute) Bewerber bringen und somit das eigentliche Lean-Potenzial des Rekrutierungsprozesses (Effizienz- und Qualitätsverbesserungen, Kosteneinsparungen) nicht auszuschöpfen vermögen. Wir können Ihnen gerne Beispiele zusenden, die zeigen, wie insb. auch grössere Firmen unnötige Bewerbungshürden einflechten, die dazu führen, dass gute Bewerber abwinken. Der Rekrutierungsprozess ist der wohl wichtigste HR-Prozess überhaupt. Ist der Bewerber-Input gering oder schlecht, leidet die Qualität und damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Sie dürften auf unserer Webseite gelandet sein, weil Sie ein Rekrutierungsproblem haben, vielleicht einen bestehenden, geschichtlich gewachsenen Rekrutierungsprozess von Ihrem Vorgänger oder Vorgängerin bei Stellenantritt geerbt und diesen nach eingehender Analyse hinterfragt und Verbesserungspotenzial aufgedeckt haben.

Nun heisst es, entweder jetzt handeln und aus Lean Recruiting grösstmöglichen Nutzen ziehen oder weiter zuwarten und sich mit den bekannten Rekrutierungsproblemen tagtäglich wieder auseinanderzusetzen. Ihr Leben als HR-Verantwortliche/r dürfte sich in letzterem Fall dann im Wesentlichen nicht ändern, weil Sie mit den wiederkehrenden Problemen feststecken. Immer dasselbe tun und andere Ergebnisse erwarten, hilft bekanntlich nicht. Und die einzige Konstante im Leben ist bekanntlich Veränderung. Was haben Sie also zu verlieren, wenn Sie für einmal auf ein Lean Recruiting Kennenlern-Angebot setzen, das Ihnen aufzeigt, wie einfach Lean Recruiting funktioniert und die gewünschten Ergebnisse zu liefern vermag? Im aktiven Handeln liegt der Schlüssel zur Veränderung. Nutzen Sie folglich jetzt diese Gelegenheit!